POLÍTICA DEL CANAL DE COMPLIMENT

Introducció

Establiments Viena, S.A. (d’ara en endavant, Viena) ha establert el Canal de Compliment en virtut del seu compromís de promoure una cultura de transparència, ètica i tolerància zero davant conductes que puguin suposar un incompliment de la legislació aplicable, del Codi de Conducta o de la normativa interna.

 

Definicions

Sistema Intern d’Informació: Sistema de Viena per a rebre i gestionar les comunicacions sobre infraccions de la llei o la normativa interna, així com per a resoldre consultes sobre el Model de Compliment, que abasta tant el Canal de Compliment, com el responsable del sistema i el procediment de gestió d’aquestes comunicacions.

Infraccions de la llei: Qualsevol acció o omissió que pugui constituir una infracció del Dret de la Unió Europea o bé una infracció penal o administrativa greu o molt greu.

Empleat: Qualsevol persona física que ostenti una relació laboral amb Viena, sense importar la seva tipologia.

Persones relacionades amb el denunciant: Persones físiques que assisteixen al denunciant durant el procés de recerca; companys de treball, familiars i altres tercers que puguin sofrir represàlies per la seva relació amb el denunciant; així com les persones jurídiques amb les quals mantingui qualsevol tipus de relació laboral o ostenti una participació significativa en el capital o drets de vot el denunciant.

Represàlia: Qualsevol acte o omissió que estiguin prohibits per la llei, o que, de manera directa o indirecta, suposin un tracte desfavorable que situï a les persones que les sofreixen en desavantatge particular respecte a una altra en el context laboral o professional.

 

Qüestions generals del canal de compliment

Viena compta amb un Canal de Compliment on es reben dos tipus de comunicacions:

–     Consultes: Sobre el Model de Compliment i/o la seva normativa interna

–     Denúncies: Sobre possibles infraccions de la llei, Codi de Conducta o de la normativa que ho desenvolupa

Així mateix, el denunciant podrà interposar una reclamació davant l’Autoritat Independent de Protecció del Denunciant competent si considera que no s’ha gestionat adequadament la seva comunicació remesa i/o la recerca realitzada a partir d’aquesta.

Els subjectes que poden fer ús del Canal de Compliment són:

–     Empleats de Viena

–     Tercers externs a Viena

Tant les consultes com les denúncies podran cursar-se per escrit mitjançant el correu electrònic [email protected] o, si el prefereix, per mitjà de correu postal dirigit a l’adreça C/ de Vinyals núm. 61, 08221 Terrassa (Barcelona). A sol·licitud del denunciant, també podrà sol·licitar-se una reunió presencial dins del termini màxim de set (7) dies.

En el cas que empleats de Viena rebin informació sobre una denúncia realitzada a mitjançant el Canal de Compliment o qualsevol altre mitjà, hauran de guardar la màxima confidencialitat evitant, entre altres, revelar qualsevol informació que pogués permetre identificar al denunciant, al denunciat o a tercers, havent-la de remetre immediatament al Comitè de Compliment mitjançant els canals abans esmentats.

Les consultes seran sempre nominatives, a fi de poder facilitar una resposta al comunicant. En el cas que el comunicant no faciliti les seves dades personals, no es procedirà a resoldre la consulta davant la impossibilitat de facilitar-li una resposta.

Les denúncies, preferiblement a fi d’agilitzar una recerca adequada i eficient dels fets reportats, es formularan nominalment, amb identificació del denunciant. També es podran realitzar i es tramitaran les denúncies que s’hagin realitzat de manera anònima.

S’establirà un registre de denúncies on constarà, com a mínim, les denúncies rebudes i les recerques realitzades, garantint-se la confidencialitat d’aquest. Aquest registre només podrà facilitar-se a l’autoritat judicial competent mitjançant una petició raonada a través d’acte judicial.

La informació continguda en el registre de denúncies només es conservarà durant el període que sigui necessari i proporcionat a l’efecte de complir amb la llei i, en cap cas, per un període superior a 10 anys.

 

Garanties del canal de compliment i del procés de recerca

Totes les consultes i denúncies que es rebin a través del Canal de Compliment es regiran per les següents garanties:

i. Mesures de seguretat: el Canal de Compliment comptarà amb les mesures de seguretat tècniques i organitzatives adients per a evitar el risc de divulgació, indisponiblitat i pèrdua o destrucció de la informació, és a dir, es garantirà la confidencialitat, disponibilitat i integritat de les consultes i denúncies rebudes.

ii. Confidencialitat: es garantirà la confidencialitat de la identitat del denunciant, denunciat i de qualsevol tercer esmentat en la comunicació, així com dels fets que s’esmentin, tenint accés a la comunicació tan sols el personal autoritzat.

iii. Privacitat – dades personals: el tractament de dades personals es realitzarà d’acord amb la legislació vigent en matèria de protecció de dades.

iv. Resposta diligent i motivada: les consultes i denúncies seran contestades respectant els terminis establerts i sempre seran prou motivades donant resposta a les diferents qüestions plantejades.

v. Absència de conflictes d’interessos: les comunicacions rebudes seran tractades de manera imparcial i objectiva, atesa la realitat de fets concrets i, en el seu cas, evitant conflictes d’interessos.

Els denunciants comptaran addicionalment amb els següents drets:

1. Confidencialitat: el denunciant té dret al fet que no es reveli la seva identitat sense el seu consentiment exprés (tant si facilita les seves dades, com si no ho fa i posteriorment es descobreix la seva identitat) a cap persona que no formi part del Comitè de Compliment i altre personal autoritzat, a excepció de quan constitueixi una obligació, necessària i proporcionada, imposada per la legislació vigent o per una recerca en el marc d’un procés judicial, i en aquest cas serà informant que la seva identitat serà revelada, tret que aquesta informació pogués comprometre la recerca o procediment judicial.

2. Anonimat: el denunciant podrà realitzar la comunicació facilitant les seves dades personals o bé de manera anònima, no revelant la seva identitat.

3. Absència de represàlies: el denunciant i persones relacionades amb el denunciant mai rebran cap mena de represàlia pel fet d’haver interposat una denúncia de bona fe, entenent-se per bona fe que: a) tinguessin motius raonables per a pensar que la informació referida era veraç en el moment de la comunicació, encara que no s’aportin proves concloents i; b) la comunicació s’hagi realitzat conforme al que es preveu en la present política. Únicament podrà ser sancionat el denunciant en el cas que la denúncia fos realitzada de mala fe, en existir indicis raonables que la denúncia no era verídica i la informació aportada no era veraç. El Comitè de Compliment, juntament amb els departaments que corresponguin, establiran les accions de seguiment oportunes per a vetllar pel compliment d’aquesta garantia.

Així mateix, queden excloses expressament de protecció les denúncies que:

a. No hagin estat admeses per alguna de les següents causes:

i. El fets relatats manquen de tota versemblança.

ii. Els fets relatats no constitueixen cap infracció.

iii. Manca manifestament de fonament o bé existeixin indicis que la informació de la denúncia s’ha obtingut mitjançant la comissió d’un delicte, i en aquest cas s’obrirà la recerca corresponent sobre aquests últims fets.

iv. No contingui informació nova i significativa sobre una infracció en comparació amb una informació d’una denúncia anterior, respecte de la qual han conclòs la recerca, tret que es donin noves circumstàncies de fet o de Dret que justifiquin un seguiment diferent.

b. Versin sobre conflictes interpersonals o que afectinúnicament el denunciant i al denunciat.

c. Els fets del qual ja siguin públics o siguin mers rumors.

d. Els fets del qual no siguin infraccions de la llei o de la normativa interna de Compliment.

4. Informació: el denunciant rebrà un justificant de recepció dins del termini màxim de set (7) dies des del moment de la recepció de la denúncia en el Canal de Compliment, tret que això pugui posar en perill la confidencialitat de la comunicació. També se l’informarà sobre la finalització de la recerca i les mesures previstes o adoptades.

Els denunciats comptaran addicionalment amb els següents drets:

1. Confidencialitat: el denunciat té dret al fet que no es reveli la seva identitat sense el seu consentiment exprés, a cap persona que no formi part del Comitè de Compliment i altre personal autoritzat, a excepció de quan constitueixi una obligació, necessària i proporcionada, imposada per la legislació vigent o per una recerca en el marc d’un procés judicial.

2. Presumpció d’innocència: el denunciat té dret al fet que se li respecti la presumpció d’innocència, per la qual cosa no podrà ser sancionat o penalitzat fins a finalitzar la recerca. No obstant això, en cas que durant la recerca es detectés que el denunciat continua realitzant infraccions, podran adoptar-se mesures cautelars, tot això de conformitat i amb les limitacions previstes en la normativa vigent a cada moment.

3. Dret a declarar, presentar proves i a assistència: el denunciat té dret a declarar en el procediment de recerca o a acollir-se al seu dret a no declarar contra si mateix ni confessar-se culpable. També tindrà dret a utilitzar els mitjans de prova que consideri pertinents per a la seva defensa (testimonis, documents, etc.). En tot cas, en totes les recerques s’haurà de donar l’oportunitat al denunciat de declarar i aportar proves abans de la finalització d’aquesta. Així mateix, de conformitat amb la legislació vigent, podran declarar acompanyats per un representant dels treballadors o advocat, si ho sol·licita prèviament i sempre que aquest representant no es trobi involucrat en els fets investigats. Es deixarà constància d’aquesta circumstància en l’acta de la declaració.

4. Informació: el denunciat té dret a conèixer l’existència d’una denúncia en contra seva i té dret a conèixer els resultats de la recerca i les mesures correctives que, si escau, s’apliquin, excepte aquella informació que expressament la legislació vigent prohibeix traslladar-li, com la identitat del denunciant. Serà informat de l’existència d’una denúncia en el termini més breu possible, sempre que no comprometi la recerca. Si es donés aquest últim supòsit, se li donarà a conèixer la denúncia prèviament a citar-li per a la seva declaració. En cas que la denúncia no fos exacta o veraç o bé no fos constitutiva d’il·lícit algun, el denunciat té dret al fet que així consti. En el supòsit anterior, si hagués estat notòria la recerca sobre el denunciat, el Comitè de Compliment, prèvia petició del denunciat realitzarà un comunicat intern a tot el personal del departament del denunciat o d’aquells departaments que es consideri, segons el cas, expressant la finalització de la recerca i la conclusió que els fets no eren exactes o veraços o bé de què no es tractava de conductes constitutives d’il·lícit algun.

5. Dret a un procediment just: el denunciat té dret a un procés amb totes les garanties, respectant les disposicions legals i normativa interna aplicables al procés que inclouran, a més de les descrites anteriorment i, entre altres, el respecte als terminis establerts (sense dilacions indegudes), que les persones que prenguin les decisions siguin objectives i imparcials (no conflicte d’interès), adoptant en tots els casos mesures proporcionades a la gravetat dels fets produïts (proporcionalitat de la sanció o penalització).

El Canal de Compliment haurà de respectar la normativa vigent en matèria de protecció de dades personals i, especialment, el que es disposa en el Reglament UE 2016/679 del Parlament Europeu i del Consell, de 27 d’abril de 2016, General de Protecció de Dades (d’ara endavant, “*RGPD”), la Llei orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de Protecció de Dades Personals i garantia dels drets digitals (d’ara endavant, la “*LOPDGDD”) i el Títol VI i altres disposicions sobre protecció de dades recollides en la Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i lluites contra la corrupció (d’ara endavant, “Llei de protecció del denunciant”), destacant-se les següents qüestions:

i. L’accés a les dades contingudes en el Canal de Compliment quedarà limitat exclusivament al Comitè de Compliment, a més d’aquelles persones externes que l’assisteixin en la gestió i tramitació de comunicacions rebudes.

D’igual forma, podran disposar d’accés:

o    Recursos Humans: tan sols podrà accedir a la informació per a l’adopció de mesures disciplinàries contra un treballador.

o    Serveis jurídics: tan sols podrà accedir a la informació per a l’adopció de mesures legals en relació amb la denúncia.

o    El Comitè de Protecció de Dades: per a l’exercici de les seves funcions.

o    Tercers: quan resulti necessari per a l’adopció de mesures correctores a Viena o la tramitació dels procediments sancionadors o penals que, si escau, procedeixin.

ii. En relació amb la conservació de les dades personals en el Canal de Compliment, hauran de conservar-se únicament durant el temps imprescindible per a decidir sobre la procedència d’iniciar una recerca sobre els fets denunciats. En tot cas, transcorreguts 3 mesos des de la introducció de les dades, haurà de procedir-se a la seva supressió del Canal de Compliment tret que la finalitat de la conservació sigui deixar evidència del funcionament del Sistema Intern d’Informació. En el cas en què a la denúncia no se li hagi donat curs, solament podrà constar la informació de forma anonimitzada. Podran igualment continuar tractant-se les dades personals per a la recerca dels fets denunciats fora del Canal de Compliment.

iii. Si s’acredités que la informació facilitada o part d’ella no és veraç, haurà de procedir-se a la seva immediata supressió des del moment en què es tingui constància d’aquesta circumstància, tret que aquesta falta de veracitat pugui constituir un il·lícit penal, i en aquest cas es guardarà la informació pel temps necessari durant el qual es tramiti el procediment judicial

iv. Es procedirà a l’immediat arxivament de les denúncies que no siguin pertinents i d’aquelles respecte de les quals, una vegada investigats els fets, es conclogués que no són exactes o veraços o bé no fossin constitutives d’il·lícit algun, sense perjudici que les dades i informacions quedaran emmagatzemats en el repositori corresponent.

v. No es recopilaran dades personals la pertinència de les quals no resulti manifesta per a tractar una denúncia o si es recopilen per accident s’eliminaran sense dilació indeguda.

vi. S’informarà del tractament de les dades de caràcter personal al denunciat i al denunciant, així com als tercers relacionats amb els fets en un termini raonable, en tot cas, en el termini d’un mes des de la recepció, tret que comprometi la recerca de la denúncia, i en aquest cas se’ls informarà més endavant però sempre prèviament a finalitzar la recerca.

vii. Qualsevol interessat podrà exercir els drets de protecció d’accés, rectificació, supressió, oposició, limitació o portabilitat. No obstant això, si els denunciats exercissin el dret d’oposició, es presumirà que, excepte prova en contra, existeixen motius legítims imperiosos que legitimen el tractament de les seves dades personals.

 

Comunicació de dubtes i incompliments

En tots els nivells de Viena existeix l’obligació de comunicar les situacions de risc que puguin produir-se dins o fora de la companyia, que puguin produir danys o perjudicis a qualsevol persona física o jurídica. Especialment, hauran de comunicar-se les situacions d’incompliment de la llei, del Codi de Conducta o de la normativa que el desenvolupa.

Viena disposa d’un Canal de Compliment al qual poden dirigir-se les comunicacions que alertin sobre l’existència d’una situació de risc o d’incompliment, així com qualsevol dubte o proposta de millora del Model de Compliment. Qualsevol altre tipus de comunicacions que s’enviïn a través del Canal de Compliment no seran tramitades, les mateixes hauran de ser remeses al canal que correspongui per a la seva gestió.

El Comitè de Compliment és el responsable de gestionar el Canal de Compliment i d’atendre les comunicacions que es remetin a aquest. No obstant això, el formulari web és gestionat per un proveïdor extern especialitzat que analitzarà el contingut de la comunicació de manera independent i objectiva.

El Canal de Compliment no és un servei d’emergències, en cas de trobar-se en aquesta situació si es requereix d’ajuda immediata, s’ha de contactar amb el servei d’emergències local o telefonar al 112.

Viena garantirà el tractament confidencial de totes les comunicacions que es rebin a través del Canal de Compliment, així com l’absència de represàlies de qualsevol tipus enfront de denunciants de bona fe.

 

Règim sancionador

L’incompliment de la llei, del Codi de Conducta o de la normativa interna que el desenvolupa constituirà una infracció la graduació i la sanció de la qual es durà a terme d’acord amb el que s’estableix en la legislació vigent.

El procediment sancionador s’iniciarà a partir d’una denúncia, d’una comunicació, com a resultat d’una recerca o arran del coneixement de la presumpta infracció per part del Comitè de Compliment.

Les mesures sancionadores no sols es projectaran sobre els subjectes les conductes dels quals hagin ocasionat el risc, sinó que també podran projectar-se sobre qualsevol altre subjecte que no hagi seguit la normativa aplicable per a la prevenció, detecció i/o correcció del risc, circumstància que es considera en si mateixa una infracció dels valors i principis ètics de Viena.

En el supòsit de confirmar-se que l’actuació infractora pogués ser constitutiva d’un il·lícit penal, es comunicarà a les autoritats competents perquè en prengueu coneixement i persecució, sense perjudici de la possibilitat d’interposar les accions legals que considerin oportunes per part de Viena.

POLÍTICA DE PROTECCIÓ DE DADES DEL CANAL DE COMPLIMENT

1. RESPONSABLE DEL TRACTAMENT

El responsable del tractament és *Establiments Viena, S.A. (d’ara endavant, el “Viena”) amb domicili social en C/ de Vinyals núm. 61, 08221 Terrassa (Barcelona), i amb NIF A-08874489.

2. TIPUS DE DADES PERSONALS QUE ES TRACTARAN

Tant si ens facilita les seves dades personals directament o com si ens els facilita un tercer, tractarem les següents dades personals:

TIPOLOGIA D’INTERESSAT	CATEGORIES DE DADES I DADES OBJECTE DE TRACTAMENT
Consultant	a) Dades identificatives: nom i cognoms. b) Dades de contacte: email i telèfon. c) Dades associades a la consulta: dades laborals, dades fiscals, dades econòmiques, etc. d) Evidències: fotografies o documents relacionats amb la consulta plantejada.
Denunciant nominal	a) Dades identificatives: nom i cognoms. b) Dades de contacte: email i telèfon. c) Dades associades a la conducta denunciada: dades laborals, dades fiscals, dades econòmiques, etc. d) Evidències: fotografies o documents que puguin demostrar els fets denunciats.
Denunciant anònim (El denunciant pot facilitar les següents dades o cap d’ells)	a) Pseudònim. b) Dades de contacte: email i telèfon. c) Evidències: fotografies o documents que puguin demostrar els fets denunciats.
Denunciat	a) Dades identificatives: nom i cognoms, DNI, etc. b) Dades associades a la conducta denunciada: dades laborals, dades fiscals, dades econòmiques, etc. c) Evidències: fotografies o documents que puguin demostrar els fets denunciats.
Testimoni	a) Dades identificatives: nom i cognoms, DNI, etc. b) Dades de contacte: email, telèfon, adreça domicilio, etc. c) Dades associades a la conducta denunciada: dades laborals, dades fiscals, dades econòmiques, etc. d) Evidències: fotografies o documents que puguin demostrar els fets denunciats.
Tercers	a) Dades identificatives: nom i cognoms, DNI, etc. b) Dades de contacte: email, telèfon, adreça domicilio, etc. c) Dades associades a la conducta denunciada: dades laborals, dades fiscals, dades econòmiques, etc. d) Evidències: fotografies o documents que puguin demostrar els fets denunciats.

 

3. FINALITATS

Les dades seran tractades amb la finalitat de dur a terme la gestió del Canal de Compliment del Viena, en compliment del model de Compliment i del que es disposa en el Codi de Conducta de la companyia.

En el cas de consultes, també per a resoldre la mateixa i facilitar la seva resposta a l’interessat.

En el cas de denúncies, també amb la finalitat de realitzar la recerca corresponent dels fets denunciats, protegir el denunciant de represàlies, imposar mesures contra les persones denunciades i, en el seu cas, iniciar accions legals contra aquestes.

4. BASE DE LEGITIMACIÓ

En el supòsit de consultes, el tractament és legítim ja que ha prestat el seu consentiment en completar i enviar el formulari.

En el supòsit de denúncies, el tractament és legítim ja que existeix una obligació legal de disposar de canals de denúncies i investigar les comunicacions que es remetin a través d’aquests, conforme a l’article 30.2 de la Llei de protecció de l’informant.

5. COMUNICACIÓ DE DADES

Les seves dades no seran cedides, venudes, llogades o posats a disposició de cap altra forma a cap tercer, excepte a aquells proveïdors de serveis per a la recepció de comunicacions en el canal i, en el seu cas, gestió i realització de les recerques que resultin necessàries, els quals en cap cas tractaran les dades per a finalitats pròpies.

Sense perjudici de l’anterior, les dades personals de les denúncies podran ser comunicades a les forces i cossos de seguretat, Jutges o Tribunals, així com qualsevol altre organisme competent en cas de ser requerides en compliment de la legislació vigent.

6. DECISIONS AUTOMATITZADES I ELABORACIÓ DE PERFILS

En cap cas el Viena adoptarà decisions automatitzades amb les seves dades ni elaborarà perfils.

7. TRANSFERÈNCIES INTERNACIONALS

No es realitzaran transferències internacionals de les dades personals fora de l’Espai Econòmic Europeu o la Unió Europea.

8. DURADA DEL TRACTAMENT

En el supòsit de consultes, les dades personals es conservaran durant el temps imprescindible per a resoldre el dubte o qüestió plantejada i facilitar-li la resposta a l’interessat. Una vegada finalitzi el termini de conservació corresponent, les dades seran degudament bloquejades i conservades a fi de provar el compliment del model de Compliment del Viena i, en el seu cas, pel compliment d’obligacions legals. Una vegada superat aquest termini, les dades seran suprimides definitivament.

En el supòsit de denúncies, les dades personals es conservaran durant el temps imprescindible per a decidir sobre la procedència d’iniciar una recerca dels fets denunciats o bé, transcorreguts tres mesos des de la recepció de la denúncia, es procedirà a la supressió de les dades de la bústia del canal de compliment. Si es decidís iniciar una recerca, les dades personals es conservaran fora de la bústia del canal de compliment durant el temps que duri la recerca dels fets dins del sistema intern d’informació del Viena habilitat a aquest efecte. En cas que de la recerca es desprengui l’adopció de determinades mesures contra les persones investigades, les dades es conservaran en tant persisteixin les accions legals que procedeixin.

Una vegada finalitzi el termini de conservació corresponent, les dades seran degudament bloquejades i conservades a fi de provar el compliment del model de *Compliment del Viena i, en el seu cas, pel compliment d’obligacions legals com la Llei de Protecció de l’Informant. Una vegada superat el termini corresponent les dades seran suprimides definitivament.

9. EXERCICI DE DRETS

En qualsevol moment podrà exercir els seus drets d’accés, rectificació, supressió, oposició, limitació o portabilitat mitjançant comunicació per correu electrònic a [email protected], adjuntant una còpia del seu DNI o document anàleg que ho identifiqui legalment, o si ho prefereix, per mitjà de correu postal dirigit a l’adreça C/ de Vinyals núm. 61, 08221 Terrassa (Barcelona), en el qual l’Usuari s’identificarà i indicarà amb claredat l’objecte de la seva sol·licitud.

No obstant això, en cas que la persona a la qual es refereixin els fets relatats en la comunicació exercís el dret d’oposició, es presumirà que, excepte prova en contra, existeixen motius legítims imperiosos que legitimen el tractament de les seves dades personals.

Si té qualsevol dubte sobre com tractem les seves dades personals o qualsevol altra qüestió relacionada amb la matèria, pot posar-se en contacte amb el nostre DPO mitjançant el següent email [email protected].

Addicionalment, pot interposar una reclamació davant l’Agència Espanyola de Protecció de Dades si considera que el Viena ha tractat les seves dades contravenint la present Política de Protecció de Dades o qualsevol altra normativa vigent relacionada.